KI im Fahrdienst
Ein Telefonassistent, der Anrufe annimmt, und eine KI-Zentrale, die Ihre eigenen Daten auswertet. Entscheiden tut Ihr Team.
Weniger verpasste Anrufe.
Der KI-Telefonassistent nimmt ab, wenn in der Dispo keiner Zeit hat, auch abends und am Wochenende. Er fragt alle Fahrtdaten vollständig ab, und die Anfrage landet direkt in der KI-Zentrale von RideBuddy, das Gespräch zusätzlich im Gesprächsprotokoll.
Eingehender Anruf
Montag, 7:30 Uhr · die Dispo plant weiter
Anfrage in der KI-Zentrale
Disposition › KI-Zentrale
- Name & Rückrufnummer
- Wer fährt, und wie wir ihn erreichen.
- Abholadresse
- Straße, Hausnummer und Ort.
- Zieladresse
- Praxis, Klinik oder Wohnung.
- Termin & Rückfahrt
- Datum, Abholzeit oder Termin am Ziel.
- Kostenträger
- Krankenkasse mit Transportschein oder Selbstzahler.
- Besonderheiten
- Rollstuhl, Tragestuhl, Rollator, Begleitperson.
Bearbeitung durch die Dispo
Angaben prüfen, Fahrt unter Touren einplanen, Kunden per Rückruf bestätigen, Status setzen. Erst dann ist die Fahrt fest.
Übernimmt der Assistent
- Anrufe annehmen, rund um die Uhr, ein Gespräch nach dem anderen
- Fahrtwünsche vollständig aufnehmen
- Daten direkt an RideBuddy übergeben
- Einfache Fragen beantworten, z. B. zu Einsatzgebiet und Fahrtarten
Bleibt beim Team
- Fahrten verbindlich zusagen
- Verbindliche Preise nennen
- Notfälle und dringende Änderungen
- Beschwerden und Sonderfälle klären
Rechenbeispiel
5 Std.
Telefonzeit pro Woche, die zurück in die Planung und zu Ihren Fahrgästen geht.
Anrufe × Minuten × 5 Arbeitstage.
Wann ein Mensch übernimmt
- 1Wunsch nach einer PersonDer Anrufer möchte ausdrücklich mit dem Team sprechen.
- 2EiltNotfall oder Änderung an einer laufenden Fahrt.
- 3BeschwerdeBeschwerde oder Reklamation.
- 4UnklarDer Assistent versteht das Anliegen nicht.
Der Assistent verbindet dann mit der Dispo. Geht niemand ran, kommt eine Zusammenfassung per E-Mail, und die Dispo ruft zurück.
Der Assistent nimmt an.
Ihr Team entscheidet.
Jede Anfrage wird geprüft, bevor eine Fahrt zugesagt wird. Die Mitschrift zeigt genau, was gesagt wurde.
Sie legen fest, was die KI darf.
In der KI-Zentrale landet alles, was der Telefonassistent aufgenommen hat: Buchungen, Stornierungen, Rückrufe, Beschwerden und gelerntes Wissen. Wie viel davon automatisch passiert, entscheiden Sie mit Schaltern. Probieren Sie es aus.
Automatik-Regeln
Regeln wie in der App · DemoFahrten anlegen
Bekannte Fahrten sofort anlegen
Wenn der Fahrgast die Strecke schon mindestens zweimal gefahren ist, Datum und Uhrzeit feststehen, beide Adressen geprüft sind, keine Doppelbuchung droht und Fahrzeuge frei sind. Serien, Beschwerden und kurzfristige Fahrten (unter 2 Stunden) bleiben bei Ihnen.
… mit vorgeschlagenem Fahrer und Fahrzeug
Trägt den freien Stammfahrer und ein passendes Fahrzeug ein: Rollstuhlplatz, Sitzplätze, Einsatzzweck, keine Überschneidung.
… Rückfahrt gleich mit anlegen
Bei fester Uhrzeit wird die Rückfahrt als zweite Fahrt angelegt. „Auf Abruf“ bleibt bei Ihnen.
Fehlende Angaben per Rückruf klären
Fehlen Datum, Uhrzeit oder ist eine Adresse unsicher, ruft die KI den Fahrgast zurück: Mo–Sa 8–20 Uhr, höchstens zweimal pro Stunde und Nummer.
Nacharbeit nach dem Gespräch
Adressen korrigieren
Falsch verstandene Adressen werden vervollständigt (PLZ, Ort), bevor jemand die Anfrage öffnet. Unsichere Fälle bleiben zur Prüfung offen.
Rückrufwünsche als Todo
Ein dringendes Todo, fällig zum nächsten Arbeitsfenster.
Gespräche ins Gesprächsprotokoll
Jedes Gespräch erscheint mit Zusammenfassung im Gesprächsprotokoll.
Beschwerden ins QM
Erkennt Beschwerden wie „nicht abgeholt“ und legt einen offenen QM-Eintrag mit Schweregrad an.
Krankenfahrten vorbereiten
Nennt der Anrufer eine Krankenkasse, wird die Fahrt als Krankenfahrt markiert und ein Abrechnungsentwurf mit Kostenträger angelegt.
Bestätigung per E-Mail
Der Fahrgast bekommt eine Bestätigung oder Stornobestätigung, wenn eine E-Mail-Adresse bekannt ist. Absender ist Ihr Unternehmen.
Beispielanruf
Stammfahrgast, ruft um 16:40 Uhr an
„Ich brauche am Donnerstag wieder die Fahrt zur Dialyse, 7:15 Uhr ab Lindenweg 4. Zurück um 12 Uhr. Das zahlt die Krankenkasse. Und schicken Sie mir bitte eine Bestätigung per Mail.“
Was danach passiert
6 Schritte automatisch
- Fahrt Do 07:15 Uhr direkt als Tour angelegt (Strecke schon mehrfach gefahren, Adressen geprüft, Fahrzeug frei)
- Stammfahrer und passendes Fahrzeug eingetragen
- Rückfahrt 12:00 Uhr als zweite Fahrt angelegt
- Abholadresse vervollständigt (PLZ und Ort ergänzt)
- Gespräch mit Zusammenfassung im Gesprächsprotokoll
- Bestätigung per E-Mail an den Fahrgast, Absender ist Ihr Unternehmen
Serien, Beschwerden und Fahrten in weniger als 2 Stunden bleiben immer bei Ihrer Disposition.
Auskunft während des Anrufs
Der Telefonassistent beantwortet typische Fragen sofort, aus Ihren Daten.
Status der heutigen Fahrt und, wenn der Fahrer unterwegs ist, die ungefähre Ankunftszeit.
Wissen aus Gesprächen lernen
Nach jedem Gespräch schlägt die KI nützliche Fakten vor, mit Zitat als Beleg und ohne Diagnosen. Genutzt wird ein Fakt erst, wenn ein Admin ihn bestätigt.
Vorschlag · aus einem Gespräch gelernt
Braucht immer den Rollstuhl mit Rampe.
„… und denken Sie bitte wieder an die Rampe, ich komme sonst nicht rein.“
Fragen Sie Ihre Daten.
Der KI-Assistent im Admin-Portal beantwortet Fragen zu Touren, Serien, Verfügbarkeit, Personal, Fuhrpark, Beschwerden und Portal-Buchungen, ausschließlich aus Ihren eigenen Daten.
Schalten Sie um und sehen Sie, was das KI-Modell tatsächlich zu sehen bekommt: Namen und Adressen nur als Platzhalter. RideBuddy setzt sie erst in Ihrer Ansicht wieder ein.
KI-Assistent
Welche Touren sind heute ohne Fahrer?
Namen und Adressen gehen nur als Platzhalter an die KI, Telefonnummern und E-Mails gar nicht. Beispieldaten.
Das sieht die KI
- Touren mit Datum, Uhrzeit, Status und Zieleinrichtung
- Serien, Schichtplan und Verfügbarkeit (Abwesenheit nur als „abwesend“)
- Fahrzeuge mit Status und Fristen, Kennzahlen zu Fahrten
- QM-Einträge, Namen ersetzt und Telefonnummern entfernt
Das sieht die KI nie
- Namen von Kunden, Fahrgästen und Mitarbeitern: nur Platzhalter wie [P3]
- Adressen: nur Platzhalter wie [A2]
- Telefonnummern und E-Mail-Adressen
- Interne Notizen, Dokumente, Passwörter und Gesprächsprotokolle
Einstellbar unter Einstellungen › KI & Datenschutz. Die KI-Nutzung ist im Admin-Portal transparent einsehbar: Anfragen, Tokens und geschätzte Zeitersparnis.