--- title: KI im Fahrdienst: Telefonassistent & KI-Zentrale | RideBuddy description: Ein KI-Telefonassistent nimmt Anrufe an und erfasst Fahrten, die KI-Zentrale wertet Ihre eigenen Daten aus. Die Entscheidungen trifft weiterhin Ihr Team. url: https://ridebuddy.cloud/ki language: de last_updated: 2026-11-06 --- # KI im Fahrdienst Ein Telefonassistent, der Anrufe annimmt, und eine KI-Zentrale, die Ihre eigenen Daten auswertet. Entscheiden tut Ihr Team. - Telefonassistent - KI-Zentrale ## Weniger verpasste Anrufe. Der KI-Telefonassistent nimmt ab, wenn in der Dispo keiner Zeit hat, auch abends und am Wochenende. Er fragt alle Fahrtdaten vollständig ab, und die Anfrage landet direkt in der KI-Zentrale von RideBuddy, das Gespräch zusätzlich im Gesprächsprotokoll. Eingehender Anruf Montag, 7:30 Uhr · die Dispo plant weiter Simulation Hören Sie mit, wie der Assistent eine Fahrtanfrage aufnimmt. Anruf annehmen lassen Anfrage in der KI-Zentrale Disposition › KI-Zentrale Name & Rückrufnummer Wer fährt, und wie wir ihn erreichen. Abholadresse Straße, Hausnummer und Ort. Zieladresse Praxis, Klinik oder Wohnung. Termin & Rückfahrt Datum, Abholzeit oder Termin am Ziel. Kostenträger Krankenkasse mit Transportschein oder Selbstzahler. Besonderheiten Rollstuhl, Tragestuhl, Rollator, Begleitperson. Bearbeitung durch die Dispo 1. neu2. geprüft3. eingeplant4. abgeschlossen Angaben prüfen, Fahrt unter Touren einplanen, Kunden per Rückruf bestätigen, Status setzen. Erst dann ist die Fahrt fest. Übernimmt der Assistent - Anrufe annehmen, rund um die Uhr, ein Gespräch nach dem anderen - Fahrtwünsche vollständig aufnehmen - Daten direkt an RideBuddy übergeben - Einfache Fragen beantworten, z. B. zu Einsatzgebiet und Fahrtarten Bleibt beim Team - Fahrten verbindlich zusagen - Verbindliche Preise nennen - Notfälle und dringende Änderungen - Beschwerden und Sonderfälle klären Rechenbeispiel 5 Std. Telefonzeit pro Woche, die zurück in die Planung und zu Ihren Fahrgästen geht. Anrufe am Tag 20 Minuten pro Anruf 3 Anrufe × Minuten × 5 Arbeitstage. Wann ein Mensch übernimmt - 1 Wunsch nach einer Person Der Anrufer möchte ausdrücklich mit dem Team sprechen. - 2 Eilt Notfall oder Änderung an einer laufenden Fahrt. - 3 Beschwerde Beschwerde oder Reklamation. - 4 Unklar Der Assistent versteht das Anliegen nicht. Der Assistent verbindet dann mit der Dispo. Geht niemand ran, kommt eine Zusammenfassung per E-Mail, und die Dispo ruft zurück. Der Assistent nimmt an. Ihr Team entscheidet. Jede Anfrage wird geprüft, bevor eine Fahrt zugesagt wird. Die Mitschrift zeigt genau, was gesagt wurde. ## Sie legen fest, was die KI darf. In der KI-Zentrale landet alles, was der Telefonassistent aufgenommen hat: Buchungen, Stornierungen, Rückrufe, Beschwerden und gelerntes Wissen. Wie viel davon automatisch passiert, entscheiden Sie mit Schaltern. Probieren Sie es aus. Automatik-Regeln Regeln wie in der App · Demo Fahrten anlegen - Bekannte Fahrten sofort anlegen Wenn der Fahrgast die Strecke schon mindestens zweimal gefahren ist, Datum und Uhrzeit feststehen, beide Adressen geprüft sind, keine Doppelbuchung droht und Fahrzeuge frei sind. Serien, Beschwerden und kurzfristige Fahrten (unter 2 Stunden) bleiben bei Ihnen. - … mit vorgeschlagenem Fahrer und Fahrzeug Trägt den freien Stammfahrer und ein passendes Fahrzeug ein: Rollstuhlplatz, Sitzplätze, Einsatzzweck, keine Überschneidung. - … Rückfahrt gleich mit anlegen Bei fester Uhrzeit wird die Rückfahrt als zweite Fahrt angelegt. „Auf Abruf“ bleibt bei Ihnen. - Fehlende Angaben per Rückruf klären Fehlen Datum, Uhrzeit oder ist eine Adresse unsicher, ruft die KI den Fahrgast zurück: Mo–Sa 8–20 Uhr, höchstens zweimal pro Stunde und Nummer. Nacharbeit nach dem Gespräch - Adressen korrigieren Falsch verstandene Adressen werden vervollständigt (PLZ, Ort), bevor jemand die Anfrage öffnet. Unsichere Fälle bleiben zur Prüfung offen. - Rückrufwünsche als Todo Ein dringendes Todo, fällig zum nächsten Arbeitsfenster. - Gespräche ins Gesprächsprotokoll Jedes Gespräch erscheint mit Zusammenfassung im Gesprächsprotokoll. - Beschwerden ins QM Erkennt Beschwerden wie „nicht abgeholt“ und legt einen offenen QM-Eintrag mit Schweregrad an. - Krankenfahrten vorbereiten Nennt der Anrufer eine Krankenkasse, wird die Fahrt als Krankenfahrt markiert und ein Abrechnungsentwurf mit Kostenträger angelegt. - Bestätigung per E-Mail Der Fahrgast bekommt eine Bestätigung oder Stornobestätigung, wenn eine E-Mail-Adresse bekannt ist. Absender ist Ihr Unternehmen. Beispielanruf Stammfahrgast, ruft um 16:40 Uhr an „Ich brauche am Donnerstag wieder die Fahrt zur Dialyse, 7:15 Uhr ab Lindenweg 4. Zurück um 12 Uhr. Das zahlt die Krankenkasse. Und schicken Sie mir bitte eine Bestätigung per Mail.“ Was danach passiert 6 Schritte automatisch - Fahrt Do 07:15 Uhr direkt als Tour angelegt (Strecke schon mehrfach gefahren, Adressen geprüft, Fahrzeug frei) - Stammfahrer und passendes Fahrzeug eingetragen - Rückfahrt 12:00 Uhr als zweite Fahrt angelegt - Abholadresse vervollständigt (PLZ und Ort ergänzt) - Gespräch mit Zusammenfassung im Gesprächsprotokoll - Bestätigung per E-Mail an den Fahrgast, Absender ist Ihr Unternehmen Serien, Beschwerden und Fahrten in weniger als 2 Stunden bleiben immer bei Ihrer Disposition. ### Auskunft während des Anrufs Der Telefonassistent beantwortet typische Fragen sofort, aus Ihren Daten. Wo bleibt mein Fahrer?Wann ist meine nächste Fahrt?Ist um 8:30 Uhr ein Fahrzeug frei?Wo ist der Eingang? Status der heutigen Fahrt und, wenn der Fahrer unterwegs ist, die ungefähre Ankunftszeit. ### Wissen aus Gesprächen lernen Nach jedem Gespräch schlägt die KI nützliche Fakten vor, mit Zitat als Beleg und ohne Diagnosen. Genutzt wird ein Fakt erst, wenn ein Admin ihn bestätigt. Vorschlag · aus einem Gespräch gelernt Braucht immer den Rollstuhl mit Rampe. „… und denken Sie bitte wieder an die Rampe, ich komme sonst nicht rein.“ BestätigenVerwerfen ### Fragen Sie Ihre Daten. Der KI-Assistent im Admin-Portal beantwortet Fragen zu Touren, Serien, Verfügbarkeit, Personal, Fuhrpark, Beschwerden und Portal-Buchungen, ausschließlich aus Ihren eigenen Daten. Schalten Sie um und sehen Sie, was das KI-Modell tatsächlich zu sehen bekommt: Namen und Adressen nur als Platzhalter. RideBuddy setzt sie erst in Ihrer Ansicht wieder ein. KI-Assistent Sicht der KI zeigen Welche Touren sind heute ohne Fahrer?Welche HU-Termine und Mängel stehen an?Fasse die offenen Beschwerden zusammenZeige mir offene Urlaubsanträge Welche Touren sind heute ohne Fahrer? Namen und Adressen gehen nur als Platzhalter an die KI, Telefonnummern und E-Mails gar nicht. Beispieldaten. Das sieht die KI - Touren mit Datum, Uhrzeit, Status und Zieleinrichtung - Serien, Schichtplan und Verfügbarkeit (Abwesenheit nur als „abwesend“) - Fahrzeuge mit Status und Fristen, Kennzahlen zu Fahrten - QM-Einträge, Namen ersetzt und Telefonnummern entfernt Das sieht die KI nie - Namen von Kunden, Fahrgästen und Mitarbeitern: nur Platzhalter wie [P3] - Adressen: nur Platzhalter wie [A2] - Telefonnummern und E-Mail-Adressen - Interne Notizen, Dokumente, Passwörter und Gesprächsprotokolle Einstellbar unter Einstellungen › KI & Datenschutz. Die KI-Nutzung ist im Admin-Portal transparent einsehbar: Anfragen, Tokens und geschätzte Zeitersparnis. Nächster Halt Kundenportal und Online-Buchung Kunden buchen Fahrten online und sehen ihre Termine, ohne Anruf in der Zentrale.